JOB DESC KEPANITIAAN BAKSOS ESSENTIALS 2015

KETUA PELAKSANA

Membuat perencanaan dan konsep pengembangan.

Bertanggung jawab penuh atas seluruh perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara/kegiatan.

Membuat pengurus inti dan uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi.

Menjalin komunikasi dan follow up yang baik ke semua divisi.

Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan semua divisi.

WAKIL KETUA

Membuat perencanaan dan konsep pengembangan.

Bertanggung jawab dengan ketua atas seluruh perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara/kegiatan.

Menjalin komunikasi dan follow up yang baik ke semua divisi.

Membantu ketua dalam pelaksanaan job desc

SEKRETARIS 

Membantu ketua umum dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara.

Mengkoordinir lebih lanjut perencanaan dan pelaksanaan tugas sekretariat, lapangan, transportasi, dan dokumentasi.

Bersama ketua umum membuat uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi.

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Bekerjasama dengan kesekretariatan dalam pembuatan proposal, surat, LPJ, dan form yang dibutuhkan dalam acara/kegiatan.

WAKIL SEKRETARIS 

Mencatat/merekam dan menyimpan hasil-hasil pertemuan baik pertemuan pleno,  maupun pertemuan pengurus dan divisi

Membuat konsep surat-surat panitia kepada pribadi ataupun lembaga dalam koordinasi sekretaris 1 ; mengetik dan mengirimnya ke alamat masing-masing

Mencatat dan mengarsipkan surat-surat yang ditujukan kepada panitia

Mengamankan informasi atau surat-surat panitia yang bersifat khusus/istimewa

Mencatat sumbangan perorangan atau instansi kepada panitia dalam bentuk barang

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Bekerjasama dengan kesekretariatan dalam pembuatan proposal, surat, LPJ, dan form yang dibutuhkan dalam acara/kegiatan.

DIVISI KESEKRETARIATAN

Survey dan belanja kertas hvs, amplop putih, lem, double tip, amplop coklat, map untuk pengiriman dan perlengkapan lain sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan.

Membantu pembuatan proposal kegiatan dan proposal sponsorship (jika diperlukan), koordinasi dengan ketua, sekretaris, bendahara, dan dana usaha.

Mencatat nama dan NPM seluruh panitia. Meminta anggaran dana yang jelas dari setiap divisi. Untuk proposal sponsorship kerjasama dengan danus karena danus yang lebih tahu tentang sponsor.

Persiapan surat-surat keluar, penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 atau 2 mingggu sebelum acara, sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada seluruh panitia yang memerlukan surat keluar jangan mendadak.

Meminta bantuan divisi humas mengenai siapa saja yang akan di undang. up date alamat/ tempat tujuan para undangan.

Beberapa hari sebelum hari H, meminta bantuan divisi logistik untuk menyiapkan laptop & printer beserta perangkatkanya untuk mengeprint sertifikat, notulensi selama acara (Jika diperlukan).

Pada waktu hari H, datang 2 jam sebelum regristasi dibuka, menyiapkan meja regristasi, siapkan apa saja yang diperlukan di sana (form registrasi/absensi).

Notulensi dan berita acara di PJ kan pada 1 orang pada setiap acara.

Rapikan notulensi, daftar hadir panitia.

Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing-masing divisi.

Pembuatan LPJ maksimal 1 minggu setelah kegiatan suadah jadi.

LPJ untuk fakultas , sponsor dan donator.

BENDAHARA

Menerima dan mencatat dana-dana yang masuk dalam koordinasi ketua umum (tgl masuk, dari mana, berapa)

Mengeluarkan dan mencatat setiap  pengeluaran disertai bukti-buktinya

Menyerahkan dana-dana yang masuk kepada kasir (bendahara 2) dengan membuat catatan.

Membuat laporan dan pertanggungjawaban keuangan

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

WAKIL BENDAHARA

Menerima, mencatat dan menyimpan dana yang diterima dari bendahara 1

Mencatat dan mengeluarkan dana dengan kuitansi atas pengetahuan ketua umum dan atau sekretaris 1

Menyampaikan semua pengeluaran kepada bendahara 1 untuk dicatat

Bersama bendahara 1 membuat laporan pertanggung jawaban keuangan

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

DIVISI ACARA

Merencanakan dan mengkoordinir berbagai bentuk acara/kegiatan panitia sejak awal hingga akhir

Membuat jadwal acara dan kegiatan panitia dalam koordinasi ketua umum

Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia.

Menghubungi pihak-pihak yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam acara/kegiatan panitia

Bertanggung jawab atas perencanaan, dan pelaksanaan setiap acara atau kegiatan

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Membuat/mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia, 

Koordinasi dengan divisi lain :

Div Humas, koordinasi berhubungan dengan pemateri, moderator, dan tamu undangan

Div Danus, untuk mengetahui ada atau tidaknya sponsor yang meminta waktu untuk persentasi, untuk mengetahui produk – produk sponsor yang bisa dipakai untuk doorprize

Div Konsumsi, koordinasi mengenai waktu makan / pembagian konsumsi/ coffee break ( Jika ada)

Div Dokumentasi, koordiansi susunan acara untuk disertakan dalam publikasi, konsep acara untuk setting ruangan, iklan dari sponsor yang harus ditampilkan

Div Logistik, koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama acara berlangsung

Div Transportasi, koordinasi waktu penjemputan dan waktu kehadiran pemateri, serta panitia

Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H.

Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara.

DIVISI LOGISTIK

Menyediakan berbagai perlengkapan atau fasilitas yang di butuhkan oleh pengurus inti dan divisi demi kelancaran acara/kegiatan panitia dari awal hingga akhir

Menginventarisir tempat-tempat berlangsungnya kegiatan panitia dan merencanakan kegiatan penataan tempat sesuai kebutuhan

Menginventarisir berbagai kebutuhan dalam rangka penataan dan pengembangan

Merencanakan dan mengkoordinir berbagai upaya penataan dan pengembangan dalam koordinasi sekretaris 1

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

DIVISI HUMAS

Menghimpun berbagai data tentang kepanitiaan, keanggotaan, undangan, dan orang orang pada daerah bakti sosial

Menjalin hubungan yang baik antara, panitia baksos dengan warga atau sebaliknya dan panitia baksos dengan dosen atau alumni begitupun sebaliknya.

Menyampaikan pesan yang telah dibuat untuk orang-orang yang bersangkutan.

Mensosialisasikan kepada warga tentang kebijakan, keputusan dan peraturan yang telah disepakati bersama

Menciptakan ketertarikan kepada warga atas ide ataupun gagasan yang bersifat membangun 

Memberikan pengetahuan dan pengertian agar dapat mengubah prasangka buruk, sikap melawan, apatis dan ketidakpedulian.

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Menghubungi pemateri

Mencari informasi tentang pemateri/institusi yang diundang untuk mengisi suatu acara. Jika belum dapat, hubungi dosen yang diketahui lewat ketua pelaksana kegiatan.

Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan pemateri, dapat dengan cara menghubungi nomor telepon yang bersangkutan. Bentuk birokrasi biasanya dari pihak panitia.

Diminta mengirim proposal atau surat permohonan pemateri.

Terus mengfixkan pemateri (siapa, kapan, dimana, materi apa yang akan disampaikan) melalui koordinasi dengan divisi acara.

Menanyakan nama lengkap, gelar, jabatan, dan nomor telepon pemateri dan dosen yang bersangkutan.

Memberikan kisi-kisi materi yang kita berikan sesuai jalan pikiran pemateri,

Menanyakan dan memastikan kapan materi dari pemateri dapat kita peroleh dalam rangka pengarsipan, persiapan, evaluasi, dll.

DIVISI DANUS

Menginventarisir sumber-sumber dana baik di dalam maupun di luar wilayah dalam koordinasi ketua umum

Merencanakan dan mengkoordinir berbagai bentuk usaha mencari dan memperoleh dana

Menyerahkan informasi tentang dana dan dana riil kepada bendahara disertai bukti-bukti

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Melaporkan setiap minggu pemasukan dana kepada bendahara dan panitia inti.

Meminta proposal sponsorship ke divisi kesekre sesuai dengan format yang divisi danus minta. Perlu diperhatikan, rata-rata sponsor mau memberikan bantuan jika mengirim proposal 2-3 bulan sebelum hari H. Jadi kita jarus gerak cepat!!!

Ketika proposal kegiatan sudah disetujui, segera memita bantuan divisi kesekre untuk membuat proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana.

Menentukan tempat-tempat yang akan diajukan proposal sponsorship dan permohonan bantuan dana. Bagi tugas ke masing-masing anggota divisi danus, usahakan dari awal hingga akhir, masing-masing anggota divisi tetap memegang tempat pengajuan sponsor yang sudah ditugaskan kepadanya sebelumnya.

Sumber dana usaha kegiatan tidak hanya berasal dari sponsorship dan permohonan bantuan dana, divisi dana usaha juga dapat mencari peluang mendapatkan dana lewat uaha lain, misalnya, berjualan barang, pernak pernik kegiatan, dll yang keuntungannya digunakan untuk kegiatan yang bersangkutan.

Jangan lupa untuk terus berhubungan dengan tempat-tempat pengajuan sponsorship dan permohonan dana. Usahakan semaksimal mungkin sampai mereka mau memberikan sponsor dan bantuan dana.

Membuat deadline pencantuman logo sponsor di publikasi (pamphlet, spanduk, dll). Usahakan 3 minggu sebelum hari H sudah memegang logo semua sponsor.

Terus mengkoordinasi dan mengontrol kerja anggota divisi danus, pastikan tidak ada yang macet. Beri masukan yang tidak menjatuhkan . jika sudah memeberi kepercayaan penuh ke seseorang untuk mencari dana, jangan disalahkan atas apapun keptusannya. Terus berilah dukungan.

Kerja sama dengan divisi Dokumentasi dekorasi, berikan logo sponsor ke mereka untuk diproses. Pastikan jika pencatuman logo sponsor sesuai dengan kesepakatan dengan pihak yang memberi sponsor.

Setelah hari H, segera membuat LPJ divisi danus, berikan kepada divisi kesekre. Jangan lupa juga untuk meminta divisi kesekre untuk membuat LPJ untuk diberikan kepada pihak-pihak yang telah memberikan sponsor dan bantuan dana. Berikan bukti pencantuman logo dalam media sponsor ke masing-masing sponsor yang logonya tercantum di masing-masing media sponsor.

DIVISI FARMAKOLOGI

Memberikan obat yang tepat kepada semua pasien, sesuai dengan apa yang tertulis pada resep

Membacakan menjelaskan aturan meminum obat

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Wajib mengikuti dan melaksanakan pelatihan khusus dengan dosen yang bersangkutan.

Wajib paham dan memiliki pengetahuan mengenai obat, sediaan, jenis, dan aturan pemakaian.
Koordinasi dengan humas untuk penyediaan dosen farmako.
Koordinasi dengan acara dan pemeriksaan dalam penentuan shift pemeriksaan mahasiswa.

DIVISI PUBDOK

Meliput atau merekam dan mendokumentasikan seluruh kegiatan panitia dari persiapan, pembukaan, sampai penutup.
Memberikan informasi kepada publik tentang seluruh kegiatan panitia dalam koordinasi ketua
Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.
Mendesain semua yang ditawarkan kepada pihak sponsorship sebagai bentuk kerjasama atau promosi, meliputi desain umbul-umbul, video, name tag, spanduk, poster, brosur, flyer, seminar kit (buku, handbag, pulpen), sticker, event backdrop, kupon, standing banner.
Menyiapkan desain untuk sertifikat, cover proposal/LPJ, dan proposal sponsorship.
Menyiapkan dekorasi ruangan sesuai tema acara.
Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara
Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara (sesuai permintaan divisi acara)
Bekerja sama dengan divisi humas untuk publikasi kegiatan

DIVISI TRANSPORTASI
Menyiapkan sarana transportasi bagi peserta sesuai jadwal yang ditetapkan .
Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.
Menyediakan transportasi untuk pemateri ataupun dosen/dokter yang bersangkutan.
Menyediakan transportasi yang dibutuhkan oleh setiap divisi (jika perlu).

DIVISI KONSUMSI
Menyediakan akomodasi dan konsumsi bagi tamu atau undangan atau orang perorangan dan kelompok yang terlibat dalam seluruh rangkaian acara/kegiatan panitia
Bertanggung jawab atas seluruh persiapan dan penyediaan akomodasi dan konsumsi dalam seluruh kegiatan panitia
Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.
Mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang catering, tempat belanja yang murah, jenis-jenis roti, dll.
Selalu berkoordinasi dengan divisi acara karena sangat penting hubungannya dengan pesanan divisi konsmsi (misal, waktu makan peserta/panitia kegiatan).
Mempertimbangkan penggunaan catering serta snack.
Memepertimbangkan catering cadangan, untuk penjagaan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Pertimbangkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari. Sebelumnya, untuk memudahkan koordinasi dengan pihak catering.
Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari sebelumnya untuk memudahkan penghitungan konsumsi.
Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk divisi konsumsi.
Mengoptimalkan koordinasi antar anggota divisi konsumsi.
Memepertimbangkan jenis makanan yang akan disajikan di hari H, mulai jenis , rasa waktu, dll.
Mengidentifikasi peralatan yang dibutuhkan untuk divisi konsumsi, sedapat mungkin dapat terlengkapi beberapa hari sebelum hari H.

DIVISI LAPANGAN

Menjaga ketertiban dan keamanan dalam seluruh rangkaian acara atau kegiatan panitia 

Mengambil tindakan pengamanan dengan memperhatikan kaidah sopan santun dan manusiawi

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Wajib menjaga nama baik FK UNISBA di masyarakat.

Wajib menegur setiap tindakan yang salah yang dilakukan oleh setiap panitia.

Koordinasi dengan semua divisi saat hari-H.

Menjadi penanggungjawab keamanan, kebersihan, ketertiban, keteraturan, dan kesopanan.

DIVISI PEMERIKSAAN

Mengkoordinasi pelatihan keterampilan klinis bagi seluruh panitia

Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.

Berkoordinasi dengan acara dan farmakologi dalam penentuan shift pemeriksaan tiap mahasiswa
Berkoordinasi dengan humas dalam merencanakan dosen/dokter yang hadir atau secara langsung menghubungi dosen/dokter yang bersangkutan.

Untuk semua aktivitas kegiatan Bakti Sosial Essentials bisa dilihat di
Baksos Essentials FK Unisba